Theaterpraat

Een paar keer per jaar met het hele team bij elkaar, praten met elkaar, leren van elkaar, onbeantwoorde vragen beantwoord, een kritische blik werpen, complimenten of waardering uiten. We nemen het ons als managementteam (MT) vaak voor, maar in de praktijk komt het er vaak niet van om voor de hele groep te gaan staan. Tot nu.

Van Donzel met de billen bloot

In de moderne werkomgeving spelen communicatie en teamdynamiek een cruciale rol in het bevorderen van een gezonde en productieve werkcultuur. Helaas bestaat er nog steeds angst om vragen te stellen aan leidinggevenden, hoe laag je die drempel ook probeert te houden. Deze terughoudendheid kan de samenwerking beïnvloeden en uiteindelijk de prestaties van het team negatief beïnvloeden. Zeker als er onderling wel over gesproken wordt, kan negativiteit en onduidelijkheid oplaaien. Daarnaast kunnen we als MT vinden dat we transparant zijn en delen wat te delen valt, maar we hebben niet altijd helder wat onze blinde vlekken zijn. Er is dan toch ‘die ander’ nodig om ons daarop te wijzen. En dan zijn we weer bij die drempel aangekomen…

Geen amateurtoneel

Het overwinnen van de angst om vragen te stellen begint met het bevorderen van een cultuur van open communicatie en vertrouwen. Door een veilige ruimte te creëren waarin medewerkers zich vrij voelen om hun vragen, zorgen en onzekerheden te uiten, kun je de voedingsbodem van geruchten en misverstanden wegnemen. Wij zochten naar een manier om een paar keer per jaar voor de hele groep te gaan staan én medewerkers aan te moedigen juist wel hun vragen te stellen.

We ontwikkelden THEATERPRAAT; de grote vraag-maar-raakshow waarin het managementteam alle vragen beantwoordt. Bij Van Donzel is THEATERPRAAT ontstaan uit de feedback in een medewerker onderzoek en een gesprek met twee medewerkers. De behoefte naar transparantie, uitleg en de ‘stip op de horizon’ was er, en het MT vond het belangrijk om daar gehoor aan te geven. Maar hoe gaan we dat doen? Met THEATERPRAAT leek er een vorm gevonden te zijn. Geen amateurtoneel, maar een oprechte poging tot nog meer openheid van zaken.

Begrip en draagvlak

Op een avond in maart kwam het voltallige team bij elkaar in Take Ten, een bioscoop in Uden, voor de première van THEATERPRAAT. Alle vragen die vooraf, eventueel anoniem, ingezonden waren, kwamen op het witte doek voorbij. Met ons hele team in de bioscoopstoelen en het MT net voor het scherm werden alle vragen oprecht, eerlijk en zo transparant als mogelijk beantwoord. Hoewel we bij ons spreken van een platte organisatiestructuur, kozen we ervoor om de medewerkers in theateropstelling letterlijk boven het MT te plaatsen om zo hun stem te versterken. De vragen werden onderverdeeld en besproken in drie categorieën: visie en toekomst, arbeidszaken en cultuur. Of het nu een korte vraag was, zoals ‘Waarom komt ons vakantiegeld in juni?’ of uitgebreide vragen over visie, toekomstplannen en communicatie onderling, er volgde altijd een verdiepend gesprek.

De onafhankelijke gespreksleider Ad van Antwerpen, betrokken bij cultuursessies binnen Van Donzel, zorgde ervoor dat alle stemmen gehoord werden, inclusief die van minderheden. Een interactief gesprek gaat verder dan een eenvoudige meerderheidsstemming en erkent het belang van het begrijpen en aanpakken van diepere vraagstukken.

Het resultaat was een open gesprek waarin ruim 20 vragen met begrip en draagvlak beantwoord werden en een interactief geheel. Door als leidinggevende actief te luisteren en oprecht geïnteresseerd te zijn in de vragen en behoeften van onze medewerkers, geven we hen het vertrouwen dat hun stem gehoord wordt en dat er ruimte is voor groei en ontwikkeling, ook bij het management. Het aanmoedigen van het stellen van vragen en het bieden van duidelijke antwoorden legt een fundament voor effectieve communicatie en betere besluitvorming. Wanneer medewerkers zich vrij voelen om vragen te stellen, kunnen misverstanden worden verhelderd en eventuele knelpunten in de workflow worden opgelost. Bovendien stimuleert het stellen van vragen een cultuur van continu leren en verbeteren, waarin medewerkers worden aangemoedigd om nieuwe ideeën en perspectieven in te brengen. Dit versterkt ook de algehele samenwerking en prestaties van het team. Er ontstaat een sfeer van samenwerking, waarin iedereen bijdraagt aan het gezamenlijke succes.

Verdiepend gesprek

THEATERPRAAT werd als zeer interessant en duidelijk ervaren, zoals bleek uit een medewerker onderzoek. De openheid van zaken werd gewaardeerd en was verhelderend. Uiteindelijk zijn er ook actiepunten voor het MT uit voortgekomen en deze zijn uiteraard opgevolgd. Medewerkers worden actief uitgenodigd om mee te denken over allerlei zaken die in eerste instantie niet direct bij hun functie horen, zoals deelname aan brainstormsessies voor de verbouwing van een nieuwe afdeling.

Inmiddels hebben we THEATERPRAAT al een paar keer georganiseerd. Er worden steeds minder vragen ingediend, omdat we als transparant worden beschouwd. Hierdoor is er telkens meer tijd en ruimte voor interactieve, verdiepende gesprekken en oefeningen naar aanleiding van stellingen rondom een thema. Zo hebben we het over 'collegialiteit' en 'fanstrategie' gehad. Die laatste onder leiding van bestseller auteur en inspirator Wil Michels.